Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon blir arkivlagt. Jfr. Arkivloven § 2-6 Dokumentene i en sak skal holdes samlet .

Administrativ plassering

• Saksbehandler er administrativt underlagt leder i sin enhet
• Saksbehandler er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål

Ansvar

• Kontrollere at mottatte brev er registrerte i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks, sms og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.
• Ha ansvaret for at brev (inkl. sms, e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
• Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en arkivsak.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon.
• Registrere selv eller gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. obs og forfallskontroll
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra papirarkiv blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet innen rimelig tid. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.