Rundskriv 24/06 - Riksarkivets forslag/påbud om journalføring og arkivering av "søknad om produksjonstilskudd" har lagt en del føringer for hvordan søknadene skal behandles.
Riksarkivets forslag ihht NOARK4 - elektronisk arkiv, er etter en gjennomgang og forsøk på konvertering fra Wespa til ePhorte ikke gjennomførbart ihht ressursbruk for en enkelt saksbehandling.
Foreslått rutine er en midlertidig løsning inntil Statens Landbruksforvaltning/leverandøren av Wespa kommer med en "overføringsknapp" i sitt fagsystem som enkelt kan eksportere/importere disse dokumentene til sak/arkivsystemene i et godkjent arkivformat.
Rutinen er utarbeidet etter samtale med IKA-Trøndelag.
Følgende foreløpige rutine vil bli gjennomført i Frosta kommune:
- Alle papirbaserte inngående søknader som mottas av postmottak sendes direkte til landbrukskontoret/saksbehandler for innlegging i Wespa uten journalføring i sak/arkivsystemet
- Saksbehandler har ansvaret for at alle søknader registreres og behandles i Wespa
- Etter ferdigbehandling av søknadene i Wespa eksporterer/importerer saksbehandler en kopi av samleliste for alle søknader til egen sak i sak/arkivsystemet
- Ferdigbehandlet søknad skrives ut og settes i perm (skilt på søknadsrunde), og oppbevares i 10 år (eller så lenge landbrukskontoret/saksbehandler har behov for denne informasjonen) hos landbrukskontoret
All annen saksbehandling gjeldene produksjonstilskudd skal journalføres og arkiveres i sak/arkivsystemet ut fra gjeldene saksbehandlingsrutiner i Frosta kommune
Følgende foreløpige rutine vil bli gjennomført i Frosta kommune:
· Alle papirbaserte inngående søknader som mottas av postmottak sendes direkte til landbrukskontoret/saksbehandler for innlegging i Wespa uten journalføring i sak/arkivsystemet
· Saksbehandler har ansvaret for at alle søknader registreres og behandles i Wespa
· Etter ferdigbehandling av søknadene i Wespa eksporterer/importerer saksbehandler en kopi av samleliste for alle søknader til egen sak i sak/arkivsystemet
· Ferdigbehandlet søknad skrives ut og settes i perm (skilt på søknadsrunde), og oppbevares i 10 år (eller så lenge landbrukskontoret/saksbehandler har behov for denne informasjonen) hos landbrukskontoret
All annen saksbehandling gjeldene produksjonstilskudd skal journalføres og arkiveres i sak/arkivsystemet ut fra gjeldene saksbehandlingsrutiner i Frosta kommune.
