Tilgangsstyring i ePhorte styres via tilgangskoder og tilgangsgrupper.

Alle har tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter som ikke er unntatt offentlighet.

Alle brukerne av ePhorte skal kun autoriseres for de tilgangskoder de trenger for å få utført sin jobb og det er enhetsleder som autoriserer sine ansatte.

Det finnes tre nivåer for autoriseringer for tilganger:

Egne saker: Saksbehandler

Egen virksomhet: Alle på enheten

Hele virksomheten: rådmann, ass. rådmann, arkivleder, arkivpersonale

I saker med tilgangskode U er tilgangen begrenset til egne saker.

De andre tilgangskodene er begrenset til virksomhet/avdeling + tilgang til den aktuelle tilgangskoden.

Tilgangskoder:

Følgende tilgangskoder finnes i ephorte:

U = Unntatt offentlighet

S = Skattesaker

MU = Møtebehandling

A = Ansettelser

P = Personalsaker

E = Elevsaker

BA = Barnehagesaker

V = Varsling

D = Disiplinærsaker

Tilgangsgrupper:

Tilgangsgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til en bestemt type saker, - f.eks personalmapper. Personer som legges i tilgangsgruppene må væe autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg.

Ad-hocgrupper:

Adhocgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til enkeltsaker. Personer som legges i en adhocgruppe må væe autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg.

Innmelding/endring/opphør:

Alle innmeldinger, endringer eller opphør skal varsles på eget skjema og underskrives av leder.