Restanselister viser til hvilke saker som ikke er ferdigbehandlet, dvs. hvilke innkommende brev og notat som ikke er besvart.

Restansekontroll foretas både av ledere og av arkivet

Lederne skal foreta restansekontroll fortløpende.

Arkivet skriver ut elektroniske rapporter som inneholder restanseliste 4 ganger i året . Etter at rapporten er lagret sendes den elektronisk til de aktuelle saksbehandler og enhetslederne.

Fire måter å avskrive restansen

TE (til etteretning) + dato (dokument som ikke krever svar eller når saken er ferdigbehandlet)

BU (brev ut) - (utgående brev som er svar på innkommet brev)

TO(tatt til orientering) - (dokument som ikke krever svar eller når saken er ferdigbehandlet)

TLF (telefon) + dato (kort oversikt over samtalen skal noteres i kommentarfeltet)

Mulige grunn til at restansen ikke er avskrevet

Brev/notat som ikke ligger inne i ePhorte må legges inn, slik at restanser kan avskrives.

En del restanser er der på grunn av at saksbehandler har glemt å sette svarbrevet til status F.

Dersom det er saker som er under behandling og dermed ikke kan avskrives med en gang, kan saksbehandler gi tilbakemelding til arkivet om dette.

Dersom det er noe som er feil i forhold til restanser, at det er feil saksbehandler eller andre ting som gjør at restansen ikke kan avskrives skal arkivet ha tilbakemelding, slik at dette kan rettes opp.