Frosta kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på Kommunehuset.
Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ePhorte for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle dokumenter.
All post skal stiles til Frosta kommune, Alstad, 7633 Frosta, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.
Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ePhorte.
Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:
| Program
|
Innhold
|
Arkivering
|
Sikringstiltak
|
Merknad
|
Ephorte
|
Journalføring, saksbehandling og arkivering av alle dokumenter som ikke inngår i andre fagsystem
|
Fullelektronisk i ePhorte
|
Åpen sone
|
Inneholder sensitive opplysninger
|
Unique Velferd
|
Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosial
|
Papir
|
Sikker Sone
|
|
Unique Profil
|
Journalføring og saksbehandling av klienter innen omsorg
|
Papir
|
Sikker Sone
|
|
Oppad barnehage
|
Barnehagesystem
|
Integrert med
ePhorte. Arkivverdige
dokumenter blir
overført
|
Åpen sone
|
|
Oppad skole
|
Skoleadministrativt system
|
Delvis integrert med ePhorte
|
Åpen sone
|
SFO er integrert. Flyttemelding, karakter/vitnemåls- protokoll og klasse- lister er integrert.
|
Winmed Helsestasjon
|
System for helsesøster
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
Winmed Allmen
|
System for legekontor
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ansvarlig for hvert enkelt fagprogram er dataansvarlig på enhet hvor programmet brukes.
Oppbygging av ePhorte
Arkiver (arkivskaper):
| Kode
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| SFK
|
Saksarkiv for Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Journalenheter:
J.kode
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
Publisering postliste
|
| JFK
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Ja
|
Arkivdeler:
| Kode
|
Betegnelse
|
Arkivskaper
|
Fra dato
|
Til dato
|
Arkivering
|
EMNE1
|
Saksarkiv Frosta kommune
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Elektronisk
|
BARN
|
Barn i barnehage - Frosta kommune
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Papir
|
ELEV
|
Elevarkiv - Frosta kommune
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Papir
|
GID
|
Fellesarkiv for byggesaker, delingssaker, gårdsarkiv
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Elektronisk
|
PERSONAL
|
Personalarkiv - Frosta kommune
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
|
Papir 01.07-06-31.05.12 Elektronisk 31.05.12
|
SKATT
|
Saksarkiv - Skatteoppkreveren
|
Frosta kommune
|
01.07.2006
|
15.09.2012
|
Elektronisk
|
Ordningsprinsipp:
Ordningsprinsipp
|
Betegnelse
|
Type
|
EMNE
|
K-Kode fagklasse/fellesklasse
|
EH
|
K-TILLEGG
|
K-Kode tilleggsklasse
|
EH
|
GBNR
|
Eiendom
|
GBNR
|
PERSONAL
|
Personalmappe
|
FNR
|
ELEV
|
Elevmappe
|
FNR
|
BARN
|
Mappe barnehagebarn
|
FNR
|
SKATT
|
Skatt
|
SKATT
|
Tilgangskoder:
| Tilgangskode
|
Betegnelse
|
A
|
Ansettelsessaker
|
BA
|
Barnehagesaker (mapper på barnehagebarn)
|
D
|
Disiplinærsaker
|
E
|
Elevsaker
|
MU
|
Møtebehandling
|
P
|
Personalsaker
|
U
|
Unntatt offentlighet
|
V
|
Varslingssaker
|
Alle er autorisert for tilgangskode U, begrenset til sine egne saker. Andre autorisasjoner er gitt ut fra "need to know"-prinsippet, dog kun innenfor enheten.
