Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.

Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder i kommunen.

Postmottak:
- Kommunens postmottak er lokalisert til Servicekontoret , kommunehuset.
- Inngående papirpost leveres av Posten mandag, onsdag og fredag i oddetallsuker og tirsdag og torsdag i partallsuker.
- Arkivet tømmer postkasse ved hovedinngangen hver dag .
- Papirpost som blir levert direkte til virksomheter og saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker og sakspost skal leveres Arkivet for registrering.

Postmottak elektronisk post – E-post:
- Arkivet har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak – postmottak@frosta.kommune.no.
- E-post skal behandles på lik linje som annen post.
- Registrert eller videresendt e-post overføres til mappen «Ferdigbehandlet» og oppbevares ca 1 år.
- E-post som mottas av saksbehandler og har verdi som dokumentasjon er saksbehandlers ansvar for å registrere i riktig sak i riktig system.

Postmottak elektronisk post – Elektroniske skjema:
Acos skjema kan mottas i Elements.

Arkivet har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i Elements.

Postmottak digital post – Altinn:
Arkivet har ansvaret for mottak av digital post til kommunen mottatt i Altinn.
Dokumenter blir arkivvurdert og registrert inn i riktig system eller videresendt riktig mottaker om det ikke skal registreres.

Postmottak digital post – KS FIKS SvarUt/SvarInn/edialog:
KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS. SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn og edialog benyttes for innkommet post.

Dokumenter som kommer til kommunen via KS FIKS SvarInn og edialog mottas i en fordelingssak i Elements.
Journalposter flyttes til riktig sak om dokumentet skal saksbehandles i Elements.
Skal ikke journalposten saksbehandles i Elements skrives den ut eller lagres på enhetens lagringsområde i hht egne rutiner.
Utgående dokumenter fra Elements som sendes via SvarUt kan besvares digitalt og da kommer svaret inn via SvarInn og lagres direkte inn på riktig sak.

Grovsortering av post:
Informasjonspost (aviser og reklame) sendes direkte til mottaker.

Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument.
Rundskriv som skal besvares (som krever aksjon/behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak.

Privat adressert post:
Papirpost adressert direkte til privatperson - Dvs post hvor personnavn står foran kommunenavn/virksomheter sorteres ut og leveres adressaten uåpnet.

Dette er privat adressert post:
Tove R. Bratsvedal, Frosta kommune
Tove R. Bratsvedal, arkivleder Frosta kommune

Dette er kommunal post:
Frosta kommune v/Tove R. Bratsvedal
Arkivleder Frosta kommune

Post som gjelder fagsystemer i lukkede systemer:
Papirpost som adresseres til kommunale virksomheter innenfor lukkede systemer (klientforhold – Eks. Profil, HSPro.) sendes uåpnet til aktuelle virksomheter for åpning og registrering.
Hvis slik post feilaktig åpnes i arkivet, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til virksomheten.

Unntatt post til Flyktningetjenesten og voksenopplæringen.
Post som gjelder klienter eller elever (papirpost skal skannes av Arkivet) lagres i enhetens digitalmappe for registrering i hhv Visma Velferd flyktning og Visma Velferd Voksenopplæring.

Post til følgende enheter skal sendes direkte:
Lønn og regnskap
Fagforeninger
Fakturaer til fakturamottak – Tydal kommune

VR enheter som NAV, Barnevern, PPT osv.

All annen post adressert til Frosta kommune, uavhengig av virksomheter, går til Arkivet for åpning, arkivvurdering og registrering.

Ved åpning av posten skal arkivaren se etter at:
- forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg m.m.
- forsendelsen er uskadd
Uregelmessigheter noteres på dokumentet, og avsender skal underrettes.

Dokumentene som er arkivverdig og skal registreres skal stemples med mottattdato og registreres i hht kommunens til enhver tid gjeldende rutiner.

Papirpost levert direkte til virksomhet/saksbehandler eller til feil virksomhet/saksbehandler:
Hvis arkivverdig post leveres direkte til etat/saksbehandler skal denne posten sendes snarest mulig til arkivet for registrering. OBS! Før saksbehandling starter.

Feilsendt post som allerede er journalført i sakssystemet:
Mottakende saksbehandler er ansvarlig for at feilregistrert post i sakssystemet blir overført til riktig virksomhet/saksbehandler.

Feiladressert papirpost returneres uåpnet til Posten.

Behandling av gradert materiale:

Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt/mappe.

Arkivet og registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen.
Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sakssystemet.

Tenk meroffentlighet!