Generelt

Alt utlån av arkivmateriale skal gå igjennom arkivansvarlige.

Det er bare hele arkivsaker som lånes ut. Er det behov for enkeltdokumenter i en sak, ordnes det med utlevering av kopi.

Saksbehandlere har ikke adgang til å hente eller sette tilbake saker i arkivet.

Utlånt materiale skal brukes og oppbevares på en slik måte at andre, ikke autoriserte personer ikke får tilgang til saken.
Arkivmateriale skal ikke tas med utenfor definert område som må defineres ved hver enkelt enhet. For brukere ved kommunehuset skal ikke materiale tas med utenfor bygningen.

Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake så snart som mulig og innen 4 uker, i samme forfatning som ved utlån og er låners ansvar til utlånet er avskrevet. Utlånt materiale skal ikke lånes ut videre til andre uten at dette blir registrert.

Arkivpersonalet må ved graderte saker, sjekke om personen som etterspør dokumentene har autorisasjon for saken

Det skal føres utlånskort og utlånsliste

På utlånskortet skal det føres oversikt over: Mappe/sak, Lånetaker, Dato utlån og Dato retur. Utlånskortet plasseres der det utlånte materialet skal stå (i arkivboks, i hylle og lignende).

Interne utlån

Ansvarlig for utlån i saksarkiv, personalarkiv og fjernarkiv er ansatte på arkivet. Utlån fra eiendomsarkiv er kontormedarbeider på enheten TOL..

Ansvarlig for utlån i aktive objektsarkiv ute på enhetene er arkivansvarlig ved enheten.

Eksterne utlån

Arkivmaterialet kan ikke lånes ut til eksterne, det tas kopier av ønsket arkivmateriale.