Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Frosta kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på Kommunehuset.

Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ePhorte for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle dokumenter.

All post skal stiles til Frosta kommune, Alstad, 7633 Frosta, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.

Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ePhorte.

Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:

Program

Innhold

Arkivering

Sikringstiltak

Merknad

Ephorte
Journalføring,
saksbehandling og
arkivering av alle
dokumenter som ikke
inngår i andre
fagsystem
Fullelektronisk i
ePhorte
Åpen sone
Inneholder sensitive
opplysninger
Unique Velferd
Journalføring og 
saksbehandling av
klienter innen sosial
Papir
Sikker Sone
 
Unique Profil
Journalføring og 
saksbehandling av
klienter innen omsorg
Papir
Sikker Sone
 
Oppad barnehage
Barnehagesystem
Integrert med 

ePhorte. Arkivverdige 

dokumenter blir 

overført
Åpen sone
 
Oppad skole
Skoleadministrativt
system
Delvis integrert
med ePhorte
Åpen sone
SFO er integrert. 
Flyttemelding,
karakter/vitnemåls-
protokoll og klasse-
lister er integrert.
 
Winmed
Helsestasjon
System for helsesøster
Papir
Sikker sone
 
Winmed Allmen
System for legekontor
Papir
Sikker sone
 
         
         

Ansvarlig for hvert enkelt fagprogram er dataansvarlig på enhet hvor programmet brukes.

Oppbygging av ePhorte

Arkiver (arkivskaper):

Kode

Betegnelse

Fra dato

Til dato

SFK

Saksarkiv for Frosta kommune

01.07.2006

 

Journalenheter:

J.kode
Betegnelse
Fra dato
Til dato
Publisering postliste

JFK

Frosta kommune

01.07.2006

 

Ja

Arkivdeler:

Kode

Betegnelse

Arkivskaper

Fra dato

Til dato

Arkivering

EMNE1
Saksarkiv Frosta kommune
Frosta kommune
01.07.2006
 
Elektronisk
BARN
Barn i barnehage - Frosta 
kommune
Frosta kommune
01.07.2006
 
Papir
ELEV
Elevarkiv - Frosta 
kommune
Frosta kommune
01.07.2006
 
Papir
GID
Fellesarkiv for byggesaker, 
delingssaker, gårdsarkiv
Frosta kommune
01.07.2006
 
Elektronisk
PERSONAL
Personalarkiv - Frosta 
kommune
Frosta kommune
01.07.2006
 
Papir 01.07-06-31.05.12
Elektronisk 31.05.12
SKATT
Saksarkiv - 
Skatteoppkreveren
Frosta kommune
01.07.2006
15.09.2012
Elektronisk
Ordningsprinsipp:
Ordningsprinsipp
Betegnelse
Type
EMNE
K-Kode fagklasse/fellesklasse
EH
K-TILLEGG
K-Kode tilleggsklasse
EH
GBNR
Eiendom
GBNR
PERSONAL
Personalmappe
FNR
ELEV
Elevmappe
FNR
BARN
Mappe barnehagebarn
FNR
SKATT
Skatt
SKATT
Tilgangskoder:

Tilgangskode

Betegnelse

A
Ansettelsessaker
BA
Barnehagesaker (mapper på barnehagebarn)
D
Disiplinærsaker
E
Elevsaker
MU
Møtebehandling
P
Personalsaker
U
Unntatt offentlighet
V
Varslingssaker

Alle er autorisert for tilgangskode U, begrenset til sine egne saker. Andre autorisasjoner er gitt ut fra "need to know"-prinsippet, dog kun innenfor enheten.

Laster...