Utskriftsvennlig versjon

Postjournal - kvalitetskontroll av arkivet

Denne kontrollen av postlista er noe av det viktigste som gjøres i ePhorte og den må være helt riktig da den automatisk blir lagt ut på vår hjemmeside.

Vi har 0 dagers forsinkelse på publisering av postliste. All journalføring avsluttes kl 15.15 (kl 14.30 når vi har sommertid). Deretter utføres kontrollen og den må være utført før kl 16.00 (15.00). Dersom vi vet at det er en lang journal som skal kontrolleres kan vi avslutte journalføringen tidligere.

Postjournalen ligger under søket Rapporter i ePhorte. Velg Journaler og Offentlig journal (intervall). Velg dagens dato.

Lista som nå kommer opp må sjekkes på følgende punkter:

  • Dersom det står tilgangskode må dette sjekkes (Dette MÅ være riktig):
  • At det er riktig tilgangskode
  • At det er riktig hjemmel
  • At nødvendige opplysninger er skjermet i feltet for "Innhold" (Personnavn skal alltid skjermes)
  • At nødvendige opplysninger er skjermet i feltet "Sakstittel" (Personnavn skal alltid skjermes)
  • Når klasseringa er et fødselsnummer skal dette alltid skjermes
  • At mottaker/avsender er skjermet når dette er nødvendig Dersom det ikke står tilgangskode bør det foretas en vurdering på om dette er riktig, eller om dokumentet burde vært unntatt ut i fra de opplysninger som synes på postlista. Foreta en vudering ut fra tittel på journalposten
  • Sjekk om det er skrivefeil

Eventuelle feil på sak eller journalpost korrigeres.

Den kontrollerte postjournalen oppbevares i 3 mnd.

Laster...