Utskriftsvennlig versjon

Offentlig anskaffelse (anbud/tilbud) - arkivrutiner

Formål:

Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering av anskaffelsessaker.

Hva er anskaffelsessaker?

Lov om offentlige anskaffelser dekker innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggssaker; arbeider som foretas av offentlige organer. Anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan virksomheten gjennomføre åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte anskaffelse.

Virksomheten lager en tilbudsforespørsel, mottar tilbud, evaluerer og velger tilbyder og inngår kontrakt. Ofte gjennomføres det avklaringsmøte/kontraktsmøte med tilbydere før kontrakt signeres.

Journalføring:

Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, tilbudsforespørsel, innkomne tilbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon i anskaffelsesprosessen er saksdokumenter. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.

Henvisninger:

Dokumenttyper:

I = inngående brev

U = utgående brev

X = internt notat

Ved spørsmål om meroffentlighet:

Tilbudene med enhetspriser anses for de fleste bedrifter som forretningshemmeligheter.

Ikke under noen omstendighet skal disse frigis uten samtykke fra den bedriften det gjelder.

Kontrakten som inngås inneholder ofte disse enhetsprisene og må derfor ikke frigis i sin helhet.

Prosess

nr.

Arbeidsoppgave

Kommentarer

Ansvarlig

Dokumenttype

U.off

1

Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag

 

Saksbehandler

Dok X

 

2

Annonsering i DOFFIN/dagspresse

 

Saksbehandler

Dok U

Nei

3

Innkalling

 

Saksbehandler

Dok U

Nei

4

Utsendelse av tilbudsgrunnlag

For bygg -og anleggsarbeider

som regel sammen med innkallingen

til befaring

Saksbehandler

Dok U

 

5

Informasjon arkiv

Det må informeres til arkiv når anbudsåpning er

Saksbehandler/arkiv

   

6

Innkomne tilbud

Innkomne tilbud skal være merket med anbud/tilbud på konvolutten og skal

ikke åpnes. Konvolutten skal stemples med "Mottatt"stempel. Skriv dato,

klokkeslett og din signatur. Lever konvolutt til saksbehandler

Saksbehandler/arkiv

   

7

Tilbudsåpning

Enten åpen/lukket/med forhandlinger.

Protokollen leveres arkiv for skanning etter åpning.

Saksbehandler/arkiv

Dok X

Ja/nei
Off.l §23,3 ledd

8

Journalføring av tilbud

Mottatte tilbuf journalføres.

Avhengig om det er åpen eller lukket konkurranse skjermes

avsender og journalpost

Saksbehandler/arkiv

Dok I

Ja/nei

Off.l §23,3 ledd

9

Utsendelse av tilbudsprotokoll

Skjerming avhenger om det er åpen eller lukket konkurranse

Saksbehandler

Dok I

Ja/nei

Off.l §23,3 ledd

10

Evaluering

Evaluerer tilbudene/anbudene etter fastsatte kriterier

Saksbehandler

Dok X

Ja/nei

Off.l §23,3 ledd

11

Innstilling/valg av anbyf\der

Sender ut brev om hvem vi instiller. De andre tilbyderne har

en klagefrist på minimum 10 dager.

Saksbehandler

Dok U

Ja/nei

Off.l §23,3 ledd

12

Oppheving av gradering

Når leverandør er valgt skal alle tilbud og protokoller avgraderes,

forutsatt at dokumentene ikke inneholder informasjon som skal unntas.

Saksbehandler

   

13

Avklaringsmøte/Kontraktsmøte

Etter fristens utløp avholdes det kontraktsmøte med valgt tilbyder

Saksbehandler

   

14

Kontraktsforslag

Kontraktsforslag sendes tilbyder

Saksbehandler

Dok U

 

15

Kontrakt signeres av tilbyder

Underskrevet kontrakt mottas av kommunen

Saksbehandler

Dok I

Ja/nei
FVL § 19b

16

Klagefrist

1. Evtt. klager eller spørsmål

fra tapende tilbydere

2. Svar til tapende tulbydere

 

Saksbehandeler/arkiv

Dok I

Dok U

 

17

Makulering

Alle tilbudsvedlegg kan makuleres etter klagefristens utløp.

Dvs. 6 mnd etter at redegjørelse ved en klage fra kommunen er sendt. (ca. 10 mnd. fra mottatt tilbud)

     
Laster...